Fungsi-Fungsi Manajemen

Terry (2010: 9) mengatakan ada empat , fungsi manajemen, yaitu : planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan). Masing-masing fungsi manajemen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut  :

A. Planning (Perencanaan)

1. Pengertian Planning (Perencanaan)

Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang.

2. Proses Planning (Perencanaan)

Proses planning (perencanaan) berisi langkah-langkah:

• Menentukan tujuan perencanaan;
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan;
• Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang;
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan; dan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya.

3. Elemen Planning (Perencanaan)

Perencanaan terdiri atas dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana (plan).  Sasaran (goals) yaitu hal yang ingin dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran (goals) memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.  Rencana (plan) adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana (plan) biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana (plan) dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaanya.

4. Unsur-Unsur Planning (Perencanaan)

Suatu planning (perencanaan) yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu:

• Tindakan apa yang harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi segala sesuatu yang akan dilakukan;
• Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, yaitu merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan tindakan;
• Tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi;
• Kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu pelaksanaan tindakan;
• Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, yaitu menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan; dan
• Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut, yaitu menentukan metode pelaksanaan tindakan.

5. Klasifikasi Planning (Perencanaan)

Rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi:

• Rencana pengembangan. Rencana-rencana tersebut menunjukkan arah (secara grafis) tujuan dari lembaga atau perusahaan;
• Rencana laba. Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk yang diarahkan oleh manajer. Maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal;
• Rencana pemakai. Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik; dan
• Rencana anggota-anggota manajemen. Rencana yang dirumuskan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan anggota-anggota manajemen menjadi lebih unggul (Terry, 1993: 60).

6. Tipe-Tipe Planning (Perencanaan)

Tipe-tipe perencanaan terinci sebagai berikut:

• Perencanaan jangka panjang (Short Range Plans), jangka waktu 5 tahun atau lebih;
• Perencanaan jangka pendek (Long Range Plans), jangka waktu 1 s/d 2 tahun;
• Perencanaan strategi, yaitu kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan;
• Perencanaan operasional, kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut;
• Perencanaan tetap, digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus-menerus); dan 
• Perencanaan sekali pakai, digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik.

7. Dasar-Dasar Planning (Perencanaan) yang Baik

Dasar-dasar perencanaan yang baik meliputi:

• Forecasting, proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang;
• Penggunaan skenario, meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau peristiwa yang mungkin terjadi;
• Benchmarking, perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang;
• Partisipan dan keterlibatan, perencanaan semua orang yang mungkin akan mempengaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut; dan
• Penggunaan staf perencana, bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

8. Tujuan Planning (Perencanaan)

• Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial;
• Untuk mengurangi ketidakpastian;
• Untuk meminimalisasi pemborosan; dan
• Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.

9. Sifat Rencana yang Baik

Rencana dikatakan baik jika memiliki sifat sifat-sifat sebagai berikut:

• Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas;
• Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya;
• Stabilitas, setiap rencana tidak setiap kali mengalami perubahan, sehingga harus dijaga stabilitasnya;
• Ada dalam pertimbangan; dan
• Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

B. Organizing (Pengorganisasian)

1. Pengertian Organizing (Pengorganisasian)

Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil.

2. Ciri-ciri Organisasi

Ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut:

• Mempunyai tujuan dan sasaran;
• Mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati;
• Adanya kerjasama dari sekelompok orang; dan
• Mempunyai koordinasi tugas dan wewenang.

3. Komponen-komponen Organisasi

Ada empat komponen dari organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees, Relationship dan Environment).

• Work (pekerjaan) adalah fungsi yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
• Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan.
• Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi. Hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya dan unit kerja lainnya dan unit kerja pegawai dengan unit kerja lainnya merupakan hal-hal yang peka.
• Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang membentuk lingkungan.

4. Tujuan organisasi

Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang, tetapi dimaksudkan untuk dicapai pada waktu yang akan dating melalui kegiatan-kegiatan organisasi (Handoko, 1995: 109).

5. Prinsip-prinsip organisasi

Williams (1965: 85) mengemukakan pendapat bahwa prinsip- prinsip organisasi meliputi :

• Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas ;
• Prinsip skala hirarki;
• Prinsip kesatuan perintah;
• Prinsip pendelegasian wewenang;
• Prinsip pertanggungjawaban;
• Prinsip pembagian pekerjaan;
• Prinsip rentang pengendalian;
• Prinsip fungsional;
• Prinsip pemisahan;
• Prinsip keseimbangan;
• Prinsip fleksibilitas; dan
• Prinsip kepemimpinan.

6. Manfaat Pengorganisasian

Pengorganisasian bermanfaat sebagai berikut:

• Dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota satu dengan yang lain;
• Setiap anggota dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab;
• Setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi;
• Dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas, sehingga setiap anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang; dan
• Akan tercipta pola hubungan yang baik antar anggota organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan mudah.

C. Actuating (Pelaksanaan)

Pelaksanaan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama Terry (1993:62).

D.  Controlling (Pengawasan)

1. Pengertian Controlling

Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2. Tahap-tahap Pengawasan

Tahap-tahap pengawasan terdiri atas:

• Penentuan standar;
• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
• Pengukuran pelaksanaan kegiatan;
• Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan; dan
• Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

3. Tipe-tipe Pengawasan

• Feed forward Control dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan.
• Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan dilanjutkan atau untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
• Feedback Control mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan